Aby dodać fotoreportaż do bazy Gazety Wirtualnej, w pierwszej kolejności należy wybrać jego kategorię tematyczną fotoreportażu. Wybranie odpowiedniej kategorii jest niezbędne, aby Twój fotoreportaż trafił do tych Czytelników, którzy mogą być nim zainteresowani. Od Ciebie zależy, czy dodasz fotoreportaż do jednej z kategorii głównych, czy też zechcesz doprecyzować kategorię. Jeśli wybierzesz kategorię szczegółową, Twój fotoreportaż będzie widoczny podczas wyszukiwania zarówno w kategorii głównej, jak i w szczegółowej. Konieczne jest także wybranie regionu, którego dotyczy Twój fotoreportaż. Tu również możesz wybrać szerszy rejon świata lub posłużyć się określeniem bardziej szczegółowym.

Kolejnym krokiem jest wpisanie trzech tytułów. Aby uniknąć konieczności "ucinania" za długich tytułów, Gazeta Wirtualna umożliwia samodzielne dopasowanie tytułów przez Użytkownika. Tytuł długi (max 75 znaków) pojawi się przede wszystkim na stronie Twojego artykułu. Tytuł średni (max 40 znaków) wystąpi tam, gdzie nie zmieściłby się tytuł długi, m.in. będzie wyświetlany na stronie głównej wśród artykułów w danej kategorii. Tytuł krótki (max 25 znaków) pojawi się wszędzie tam, gdzie nie zmieści się nawet tytuł średni. Przede wszystkim znajdzie swoje zastosowanie, kiedy Twój fotoreportaż zostanie wyróżniony i pojawi się na stronie głównej jako Artykuł Polecany. Ważne, by tytuły zachęcały do przeczytania i wprowadzały w tematykę fotoreportażu.

Niezbędne dla dodania fotoreportażu jest także wpisanie tekstu nagłówka oraz treści. Czy będziesz się tu kierował "zasadą pięciu W" i postanowisz streścić zawartość swojego fotoreportażu, czy też potraktujesz nagłówek jako intrygujące wprowadzenie, również zależy od Ciebie. Pamiętaj, że nagłówek jest kolejnym po tytule elementem, który może zachęcić odbiorcę do obejrzenia całego fotoreportażu. Nagłówek to element części tekstowej fotoreportażu, która wyświetlana jest w wynikach wyszukiwania oraz na stronie główej, gdy fotoreportaż stanie się Artykułem Polecanym.

Przejdźmy do meritum, czyli dodawania zdjęć fotoreportażu. Fotoreportaż składa się z 3-32 zdjęć formatu ".jpg" i nie ma ograniczenia maksymalnych wymiarów czy rozmiaru plików. Aby dodać zdjęcie należy wypełnić pole "Opis zdjęcia", a następnie załadować plik przy pomocy następnego przycisku (jego nazwa zależna jest od używanej przeglądarki). Po załadowaniu, każde zdjęcie można usunąć. Nie zapominaj jednocześnie, że dodane zdjęcia muszą bezwzględnie być bądź Twojego autorstwa, bądź zamieszczone za zgodą autora (informacje na temat autora fotografii możesz wówczas zamieścić w podpisie zdjęcia). W przeciwnym razie możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

W komentarzu autorskim jest miejsce na podziękowania, a także uwagi dotyczące użytych w nagłówku fragmentów innych artykułów bądź dzieł oraz uwagi dotyczące samych zdjęć.

Do zamieszczenia fotoreportażu konieczne jest dodanie minimum jednego tagu, czyli słowa kluczowego, sygnalizującego jego zawartość. To właśnie na podstawie tagów czytelnicy najczęściej wyszukują fotoreportaż. Im trafniej je dobierzesz, tym łatwiej będą mogli odnaleźć Twój fotoreportaż jako ten, który ich interesuje. Pamiętaj jednocześnie, że wpisując tagi niezgodne z treścią (na przykład te najpopularniejsze) tylko po to, aby Twój fotoreportaż był często wyszukiwany, działasz na swoją niekorzyść. Nikt nie oceni pozytywnie fotoreportaż, którego treść nie była taka, jakiej oczekiwał.

Podczas dodawnia fotoreportażu masz również możliwość wyboru rodzaju licencji na jakiej zostanie on zamieszczony. Serwis umożliwia zamieszczanie fotoreportaży na następujących prawach: wszystkie prawa zastrzeżone, Creative Commons oraz domena publiczna. Odpowiednio dobrana licencja pozwoli Ci zachować swoje prawa autorskie lub umożliwi dotarcie do szerokiego grona odbiorców, nie tylko na Gazecie Wirtualnej.

Ostatnim krokiem podczas dodawania fotoreportażu jest zapoznanie się z Zasadami Korzystania oraz Regulaminem oraz ich akceptacja poprzez zaznaczenie odpowiedniego okienka.

Przed dodaniem fotoreportażu możesz skorzystać z przycisku "Podgląd", aby zobaczyć, jak będzie wyglądała strona Twojego fotoreportażu. Jeśli widok Cię usatysfakcjonuje, kliknij tylko "Dodaj" i voila! Twój fotoreportaż został dodany do Gazety Wirtualnej.