Aby dodać artykuł do bazy Gazety Wirtualnej, w pierwszej kolejności należy wybrać jego rodzaj. Dzięki temu Czytelnik odnajdzie go wśród reportaży, recenzji czy wywiadów. Następnie należy wybrać kategorię tematyczną artykułu. Wybranie odpowiedniej kategorii jest niezbędne, aby Twój artykuł trafił do tych Czytelników, którzy mogą być nim zainteresowani. Od Ciebie zależy, czy dodasz artykuł do jednej z kategorii głównych, czy też zechcesz doprecyzować kategorię. Jeśli wybierzesz kategorię szczegółową, Twój artykuł będzie widoczny podczas wyszukiwania zarówno w kategorii głównej, jak i w szczegółowej. Konieczne jest także wybranie regionu, którego dotyczy Twój artykuł. Tu również możesz wybrać szerszy rejon świata lub posłużyć się określeniem bardziej szczegółowym.

Kolejnym krokiem jest wpisanie trzech tytułów. Aby uniknąć konieczności "ucinania" za długich tytułów, Gazeta Wirtualna umożliwia samodzielne dopasowanie tytułów przez Użytkownika. Tytuł długi (max 75 znaków) pojawi się przede wszystkim na stronie Twojego artykułu. Tytuł średni (max 40 znaków) wystąpi tam, gdzie nie zmieściłby się tytuł długi, m.in. będzie wyświetlany na stronie głównej wśród artykułów w danej kategorii lub Najlepszych Artykułów. Tytuł krótki (max 25 znaków) pojawi się wszędzie tam, gdzie nie zmieści się nawet tytuł średni. Przede wszystkim znajdzie swoje zastosowanie, kiedy Twój artykuł zostanie wyróżniony i pojawi się na stronie głównej jako Artykuł Polecany. Ważne, by tytuły zachęcały do przeczytania i wprowadzały w tematykę artykułu.

Niezbędne dla dodania artykułu jest także wpisanie tekstu nagłówka. Czy będziesz się tu kierował "zasadą pięciu W" i postanowisz streścić zawartość swojego artykułu, czy też potraktujesz nagłówek jako intrygujące wprowadzenie, również zależy od Ciebie. Pamiętaj, że nagłówek jest kolejnym po tytule elementem, który może zachęcić czytelnika do przeczytania całego artykułu.

Przejdźmy do meritum, czyli dodawania treści artykułu. Równie istotne jak sama treść i styl jest formatowanie tekstu. Jeśli wkleisz tekst i nie podzielisz go na akapity, wprowadzisz ciąg znaków bez przerw, artykuł będzie nieczytelny i męczący dla wzroku. Dlatego możesz podzielić tekst na akapity za pomocą przycisku "Akapit". Po jego wciśnięciu, w miejscu kursora pojawi się znacznik , który wprowadzi światło do Twojego tekstu. Zastanów się także nad podzieleniem swojego artykułu na części - większe, zatytułowane całości - jeśli jest bardzo długi. Możesz to zrobić przy użyciu przycisku "Podtytuł". Pamiętaj, aby po wpisaniu podtytułu użyć przycisku "Akapit", który będzie oznaczał, że podtytuł został już wpisany, a Ty kontynuujesz zwykły tekst.

Jeśli chcesz, aby w treści Twojego artykułu dany fragment wyświetlał się kursywą, przed nim umieść znacznik <i>, za nim natomiast </i>. Jeśli chcesz, aby było on pogrubiony, poprzedź go <b> i zakończ </b>. Jeśli chcesz wstawić link do tekstu, użyj znacznika <link>, jak w poniższym przykładzie.

Chcesz, aby w zdaniu "Więcej informacji znajdziesz tutaj." wyraz tutaj przenosił do strony www.google.pl. Wówczas wpisujesz:Pamiętaj o znaczniku zamykającym link, czyli </link>.

W komentarzu autorskim jest miejsce na podziękowania, a także uwagi dotyczące użytych w tekście fragmentów innych artykułów bądź dzieł.

Do zamieszczenia artykułu konieczne jest dodanie minimum jednego tagu, czyli słowa kluczowego, sygnalizującego jego zawartość. To właśnie na podstawie tagów czytelnicy najczęściej wyszukują artykuły. Im trafniej je dobierzesz, tym łatwiej będą mogli odnaleźć Twój artykuł jako ten, który ich interesuje. Pamiętaj jednocześnie, że wpisując tagi niezgodne z treścią (na przykład te najpopularniejsze) tylko po to, aby Twój artykuł był często wyszukiwany, działasz na swoją niekorzyść. Nikt nie oceni pozytywnie artykułu, którego treść nie była taka, jakiej oczekiwał.

Choć dodanie do artykułu zdjęć nie jest konieczne, miej na baczeniu, że urozmaicą one stronę z Twoim artykułem i uczynią ją ciekawszą. Miej także na uwadze, że artykuł bez zdjęcia głównego nie ma szansy na zostanie Artykułem Polecanym. Do swojego artykułu możesz dodać maksymalnie 5 zdjęć. Jeśli chcesz, aby pod zdjęciem pojawił się podpis, najpierw wpisz jego treść, a następnie załaduj zdjęcie. Zdjęcia możesz umieścić w dowolnym miejscu w tekście, przy pomocy znaczników. Aby pojawiły się po prawej stronie tekstu wpisz <zdjecie 1 r>, <zdjecie 2 r> lub <zdjęcie 3 r>, po lewej <zdjecie 1 l>, <zdjecie 2 l> lub <zdjecie 3 l>, centralnie <zdjecie 1 c>, <zdjecie 2 c> lub <zdjecie 3 c>. Dodane przez Ciebie zdjęcia muszą być formatu ".jpg" i nie ma ograniczenia maksymalnych wymiarów czy rozmiaru plików, jednak system nie przyjmuje zdjęć mniejszych niż 400px x 300px. Nie zapominaj jednocześnie, że dodane zdjęcia muszą bezwzględnie być bądź Twojego autorstwa, bądź zamieszczone za zgodą autora (informacje na temat autora fotografii możesz wówczas zamieścić w podpisie zdjęcia). W przeciwnym razie możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Poza zdjęciami, artykuł można zilustrować maksymalnie trzema filmami wideo. Aby zamieścić film, wystarczy wkleić w pole "Adres URL filmu" adres pliku w serwisie YouTube, a następnie kliknąć "Ładuj film". Po załadowaniu będziesz mógł wybrać jedną z trzech miniatur, która będzie reprezentowała zamieszczony film. Podobnie jak w przypadku zdjęć, aby umieścić film na stronie artykułu, w treści należy użyć znaczników. Przy ich pomocy możesz umieścić filmy w dowolnym miejscu w tekście. Aby film pojawił się po prawej stronie tekstu wpisz <film 1 r>, <film 2 r> lub <film 3 r>, jesli chcesz, aby znalazł się po lewej - <film 1 l>, <film 2 l> lub <film 3 l>, natomiast centralnie: <film 1 c>, <film 2 c> lub <film 3 c>.

Jeśli dodasz do artykułu więcej niż jedno zdjęcie lub film, w formularzu dodawania artykułu pojawi się dodatkowe pole o nazwie "Główna ilustracja". Pole to pozwoli Ci wybrać zdjęcie lub film, który pojawi się tuż pod tytułem artykułu. Wybrana ilustracja będzie również reprezentowała artykuł na stronie głównej, w wynikach wyszukiwania, itd.

Podczas dodawnia artykułu masz również możliwość wyboru rodzaju licencji na jakiej zostanie on zamieszczony. Serwis umożliwia zamieszczanie artykułów na następujących prawach: wszystkie prawa zastrzeżone, Creative Commons oraz domena publiczna. Odpowiednio dobrana licencja pozwoli Ci zachować swoje prawa autorskie lub umożliwi dotarcie do szerokiego grona odbiorców, nie tylko na Gazecie Wirtualnej.

Ostatnim krokiem podczas dodawania artykułu jest zapoznanie się z Zasadami Korzystania z Serwisu oraz Regulaminem oraz ich akceptacja poprzez zaznaczenie odpowiedniego okienka.

Przed dodaniem artykułu możesz skorzystać z przycisku "Podgląd", aby zobaczyć, jak będzie wyglądała strona Twojego artykułu. Jeśli widok Cię usatysfakcjonuje, kliknij tylko "Dodaj" i voila! Twój artykuł został dodany do Gazety Wirtualnej.